Après l’accalmie estivale, vos activités professionnelles reprennent du dynamisme. Vous avez besoin d’échanger avec vos supérieurs hiérarchiques, vos pairs et vos collaborateurs sur de futurs projets, en animant de prochaines réunions d’équipes.
 
Quelles difficultés avez-vous rencontrées lors de vos dernières réunions ?
Etait-ce une question d’organisation ou de personnalités ?
Comment avez-vous résolu vos difficultés ?

 

Le saviez-vous ?

35% des réunions n’ont pas de raison d’être particulière.

4 causes principales mettent en exergue l’improductivité des réunions :

  • L’ordre du jour n’a pas été préalablement communiqué aux participants
  • Les participants n’ont pas suffisamment préparé la réunion
  • Certaines personnes participent aux réunions alors qu’elles ne sont pas concernées
  • Le sujet abordé n’est pas centré sur le thème principal de la réunion
Autant de raisons qui font aujourd’hui que les réunions sont devenues souvent inefficaces… Ce qui, au final, discrédite l’animateur de la réunion.
Comment optimiser une réunion, la rendre utile, efficace et intéressante ?
Outil indispensable de communication managériale, la conduite de réunion comprend  4 étapes :
1/ La préparation de la réunion, gage de réussite :
Elle garantit 80% de la réussite de votre réunion. Il s’agit de définir les objectifs, décider des participants, d’établir l’ordre du jour et la durée de la réunion, de choisir la méthode d’animation, d’élaborer les supports de présentation , et enfin d’organiser la logistique.
2/ Le pilotage de la réunion, garantie de crédibilité :
L’introduction et la conclusion sont les éléments clés d’une réunion : savoir accueillir les participants, soigner l’introduction, traiter chaque point, veiller aux conclusions intermédiaires, respecter le timing, faire la synthèse et conclure.
3/ L’animation de la réunion en affirmant son leadership :
Développer la coopération et l’identité du groupe, répondre aux questions, réguler les interventions et les conflits.
4/ Le suivi post réunion :
Elaborer un compte rendu, veiller à la diffusion et au suivi des décisions, animer la vie de l’équipe une fois le projet lancé.
La conduite de réunion exige méthode, rigueur et savoir-être.