La rentrée s’avère propice au lancement de nouveaux projets. Se mettre en mode projet nécessite un état d’esprit centré sur l’esprit d’équipe et l’atteinte d’objectifs. Et la communication constitue un des facteurs clés de succès, tant en interne qu’à l’externe. Quelles que soient les circonstances, vous aurez un jour à défendre votre projet auprès de votre hiérarchie et, plus largement, au sein de votre collectivité territoriale, qu’il s’agisse d’obtenir le feu vert pour démarrer ou les moyens nécessaires pour le mener à terme. Alors, quels bons réflexes adopter, en terme de communication interne ?

 

Le saviez-vous ?

53% des managers estiment que le manque de préparation constitue la principale difficulté rencontrée lors d’un projet.

La pédagogie reste donc le parent pauvre de la conduite de projet et le manque de communication constitue le risque premier d’échec, même pour un projet bien ficelé.

Premier benchmark sur les enjeux et pratiques du management du changement réalisé auprès de 100 entreprises et administrations françaises, Etude Trexia – JND – Octobre 2012

 

Travailler en mode projet nécessite de privilégier la performance, la transparence sur les objectifs à atteindre et la prise de risques.

Si la communication joue un rôle essentiel avant même le démarrage du projet, elle devient de plus en plus importante à mesure de son avancement.

Les principales règles d’or en communication de projet se définissent en 3 points :

  • L’anticipation et la régularité pour rassurer
  • La méthodologie pour faciliter la bonne compréhension des objectifs
  • L’interactivité pour favoriser la remonté des informations

Oral + écrit = communication efficace

La communication

en mode projet…

 

ORALE

 

ECRITE

 

 

 

 

L’AVANT PROJET

Tout projet a besoin de racines pour bien grandir :

  • Quelle est la nature du projet ?
  • Quelle est sa raison d’être ?
  • Quels objectifs poursuit-il ?

Le brainstorming permet de faire émerger de nouvelles idées.

La note de cadrage, véritable « acte de naissance », permet de présenter  le projet au Comité de Direction, afin d’obtenir un consensus :

  • Présentation des objectifs, du périmètre et du budget du projet
  • Planning et analyse des risques
 

 

 

LE LANCEMENT

DU PROJET

Pour qu’elle puisse travailler dans l’harmonie et l’efficacité, l’équipe projet a besoin d’établir et de respecter des règles basiques de fonctionnement.

La réunion de lancement permet de présenter le projet aux membres de l’équipe, de préciser leurs attentes et d’élaborer ensemble des règles de bonnes pratiques et des comportements souhaités.

 

 

 

La lettre de mission des contributeurs formalise cette étape de lancement de projet.

LE SUIVI DU PROJET

Entretenir l’implication et la motivation de l’équipe nécessite de communiquer en permanence, en diffusant largement toute information non confidentielle.

Un feed back régulier, formel ou informel, peut prendre la forme de :

  • Briefings réguliers
  • Réunions imprévues
  • Entretiens en face à face

choisis en fonction du profil de l’équipe.

Le tableau de bord, outil de suivi, aborde divers sujets :

  • La présentation des objectifs et des résultats
  • La détermination d’étapes intermédiaires.
  • Les difficultés rencontrées et les risques majeurs encourus
  • Les principales mesures correctives en cours
  • Le planning actualisé

 

LE BILAN DU PROJET

Présenté en Comité de Direction, le bilan du projet permet la capitalisation des expériences, en proposant des pistes d’amélioration

 Le bilan du projet comprend les rubriques suivantes :

  • Réalisation du projet : coûts, délais, qualité et gestion des risques
  • Organisation du projet : efficience, coordination, validation, communication
  • Méthodologie : respect des procédures et facilité de mise en œuvre
  • Propositions d’amélioration

« Tout le monde savait que c’était impossible à faire. Puis un jour, quelqu’un est arrivé qui ne savait pas, et il l’a fait. »

Winston CHURCHILL

 Je vous souhaite un vif succès dans la réalisation de tous vos projets !