Beaucoup y pensent, mais peu la mettent en place… Bien souvent, l’évaluation de la communication interne s’avère paradoxale car elle doit s’appuyer sur une stratégie de communication interne. Or, peu de directeurs de communication formalisent aujourd’hui une stratégie de communication interne et – lorsqu’elle existe –  acceptent de mettre à plat leur plan de communication interne. La principale raison évoquée serait un manque de temps ; à la demande des élus et des directeurs de services, les actions de communication s’enchaînent les unes après les autres, sans aucune mesure de leur efficacité à court et moyen terme.

 Combien de flyers non utilisés avez-vous jeté à la poubelle ? Le journal interne distribué en version papier est-il lu ? Par combien de personnes ? Quels impacts les événements internes ont-ils sur la performance et le bien-être au travail ?

 Alors que les budgets en communication se réduisent d’année en année, une prise de recul peut s’avérer nécessaire, pour trouver le moyen de réaliser des économies judicieuses.

 EVALUER LA COMMUNICATION INTERNE EN 4 ÉTAPES

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ETAPE 1 : Mesurer la communication interne 

Le diagnostic de communication interne permet de dégager les faits saillants sur lesquels le directeur de communication peut fonder ses choix stratégiques futurs.

Que cherchez-vous à mesurer ? Ce qui est compris du projet administratif et de ses enjeux ? La mémoire collective ou la conduite du changement menée actuellement ? Les risques de rupture et de difficultés dans les relations avec le personnel ? La fluidité de la circulation des informations en interne ?

Il s’agit d’abord d’analyser la situation c’est-à-dire comprendre le contexte dans lequel évolue l’Organisation, sa finalité et la pertinence de son offre, pour ainsi visualiser l’Organisation dans son ensemble.

Puis, l’analyse de la communication existante se mesure en termes de bilan d’image, d’actions de communication interne et de l’organisation elle-même de la communication interne.

Enfin, il est important de reprendre la demande initialement posée et de la comparer à votre analyse, afin de bien délimiter ce qui relève de la communication et de votre responsabilité.

 

ETAPE 2 : Rechercher les informations sur le terrain 

Un certain nombre d’outils permettent de recueillir les informations dont vous avez besoin : les entretiens (en face à face, téléphoniques, de groupe), l’analyse des pratiques et des documents existants et l’enquête quantitative.

A vous de choisir les bons outils qui vous permettront d’obtenir des informations pertinentes et fiables, en toute objectivité et à moindre coût.

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ETAPE 3 : Analyser les dysfonctionnements et proposer des actions

Une fois les informations recueillies auprès des différents publics internes, ces données brutes sont la plupart du temps inexploitables. Elles doivent alors être traitées, filtrées, conditionnées. Un tri s’avère donc nécessaire, en mettant de côté les informations inutiles.

L’importance de ce travail ne doit pas être sous-estimée car une mauvaise utilisation des données peut conduire à de graves erreurs de diagnostic et donc la mise en place de plans d’action totalement inopérants.

Pour faciliter ce travail d’analyse, vous pouvez utiliser différents outils, tels que la carte mentale, la matrice MOFF, le diagramme d’Euler, les cycles, les 5M ou le diagramme de Pareto. Ils vous apporteront une visualisation globale des données et vous aideront à dégager les grandes orientations de votre future stratégie de communication interne.

Au regard des dysfonctionnements ainsi constatés, vous pourrez alors proposer des actions correctives, palliatives ou préventives.

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ETAPE 4 : Communiquer autour du résultat auprès des différents publics internes

 Très apprécié par les décideurs, le rapport de diagnostic leur fournit rapidement une vision globale des résultats de l’évaluation de communication interne et se présente selon le plan structurel suivant :

  • Rappel du contexte de l’évaluation de communication interne
  • Le contenu prévisionnel de l’évaluation à réaliser
  • L’écart entre le prévisionnel et le réalisé
  • Les résultats obtenus
  • L’interprétation des résultats et les conclusions
  • Les recommandations ou préconisations

Il est important de ne pas oublier de communiquer auprès des personnes interviewées, et plus largement, auprès de l’ensemble du personnel, qui ont un besoin crucial de recevoir un retour d’information sur l’évaluation de la communication interne.

Une fois ce travail de longue haleine réalisé, vous pensez en avoir terminé avec l’évaluation de votre communication interne. Sans vouloir vous décourager, je vous dirai que ce n’est qu’un début… Même si cette mission s’avère indispensable, elle paraitra insuffisante aux yeux de votre public interne, si elle n’est pas accompagnée d’un plan d’action, rapidement mis en œuvre.

Alors n’hésitez pas à retrousser vos manches, le jeu en vaut la chandelle !

Il s’agit de démontrer l’utilité de la communication interne et votre expertise de communicant professionnel, au service des personnes, de l’Organisation et de l’intérêt collectif.